Аутсорсинг складских процессов – ищем рациональное решение

Канули в лету времена, когда здание для хранения товара выглядело как амбар или сарай со стеллажами, а персонал составлял кладовщика и пару грузчиков. Современный склад – сложный и высокотехнологичный объект, включающий в себя:

• помещения с постоянной температурой и влажностью;
• специализированные подъездные пути и рампы для погрузо-разгрузочных операций;
• обустроенную территорию и стоянки железнодорожного и автотранспорта;
• сложные механизмы для перемещения грузов;
• компьютеризированную систему учёта и управления движением товара;
• квалифицированный персонал;
• обеспечивающие взаимодействие бизнес-процессы.

А ещё складские услуги подразумевают ответственность за сохранность изделий, а также безошибочный учёт при приёме и отпуске партий товара.

Бизнес-процессы современного склада

Складская деятельность включает в себя дополняющие друг друга основные и вспомогательные процессы, от правильной организации которых зависит удовлетворённость клиентов и успех компании.

Основные бизнес-процессы – добавляющие стоимость, они приносят доход компании. К основным, можно отнести:

• хранение на складе – правильное и рациональное размещение товара на стеллажах и в помещении с учётом требований к условиям и срокам хранения;
• складской учёт – ведение документов, проведение периодических инвентаризаций и сверок.

Именно основная деятельность связана с материальной ответственностью определённой категории должностных лиц. В должностных инструкциях этих сотрудников обозначены обязанности сотрудников, а в документах, регламентирующих деятельность указана мера ответственности и санкции.

Основные бизнес-процессы описаны в документированных процедурах и рабочих инструкциях. Согласованных профильными специалистами и утверждёнными руководством.  
Вспомогательные процессы – обеспечивающие основную деятельность. В зависимости от размеров складского хозяйства и численности сотрудников, к вспомогательной деятельности относятся:

• погрузо-разгрузочные работы;
• поддержание в рабочем состоянии оборудования и ПО;
• поддержание чистоты территории и помещений;
• бухгалтерский учёт и аудит;
• охрана.

Для успешной конкуренции, многие компании привлекают к вспомогательной деятельности специализированные фирмы, тем самым, сокращая накладные расходы.

Особенности складского аутсорсинга

В прежние времена к погрузо-разгрузочным работам привлекали временных рабочих-грузчиков, а охрану склада доверяли сотрудниками вневедомственной службы. Постепенно, на первое место вышла экономическая эффективность и безопасность, обусловленные ростом стоимости товара и увеличением грузооборота.

В связи с тем, что складские процессы связаны с доверенным для хранения имуществом, утрата или порча которого, может привести к значительным финансовым и репутационным потерям, привлечение, специализированных компаний на условиях аутсорсинга, требует соблюдения ряда условий, среди которых:

• разделение материальной ответственности за товар при выполнении функций, предусмотренных договором аутсорсинга;
• предварительную подготовку персонала к работе на конкретном складе;
• определение показателей результативности переданных на аутсорсинг процессов и их влияние на удовлетворённость конечных потребителей: арендаторов и грузоперевозчиков.  

Как организовать эффективный аутсорсинг складского персонала?

1.     Переданные на аутсорсинг бизнес-процессы должны быть задокументированы
Если компания осуществляет какую-либо деятельность собственными силами, за счёт штатных сотрудников, ошибки и недочёты в документах не приводят к критическим ошибкам, виду оперативного управления функциями.
Перед тем, как передавать эту деятельность в аутсорсинг, необходимо разработать, согласовать и утвердить документированную процедуру и набор инструкций, выполняя которые, сторонние сотрудники не допустят ошибок.
В документах необходимо оговорить степень ответственности и санкции в случае нарушения условий инструкций.

2.     Обучение персонала
Несмотря на идентичность складских бизнес-процессов, в связи с товарной специализацией, детали могут значительно отличаться. Поэтому, перед началом деятельности, сотрудников привлекаемых на условиях аутсорсинга, необходимо поставить в известность о требованиях конкретной компании.
Ознакомление с регламентирующей документацией – обязательный этап перед, началом работы.
Отдельного обучения потребуют специалисты занятые обслуживанием и ремонтом оборудования или наладкой ПО. Наряду с документами, им необходимо ознакомиться с материальной частью: машинами, механизмами, приспособлениями и инструментом, а также с компьютеризированной системой склада.

3.     Материальная ответственность
В договорах аутсорсинга, отдельно выделяется ответственность при работе на складских комплексах. В первую очередь, это касается грузчиков, охранников, бухгалтеров.
Несмотря на то, что основную материальную ответственность несут кладовщики, опосредованно за товар отвечают все сотрудники склада, вплоть до уборщицы. Поэтому документы о материальной ответственности подписывают и сотрудники клининговых компаний, поддерживающих в чистоте помещения и территорию.

Аутсорсинг складского персонала от MassStaff

Компания MassStaff в течение 5 лет специализируется на оптимизации управления персоналом предлагая эффективный аутсорсинг во многих областях бизнеса.
Наши решения в области аутсорсинга складского персонала, адаптированные к современным складским терминалам, помогут без труда организовать слаженную работу штатных и сторонних специалистов.

В рамках сотрудничества:

• мы изучим бизнес-процессы складского терминала;
• порекомендуем, какие документированные процедуры и инструкции необходимо разработать или доработать;
• подберём и обучим специалистов, которые будут работать на условиях аутсорсинга;
• наладим систему мониторинга результативности бизнес-процессов, переданных сторонним специалистам или организациям;
• будем постоянно на связи, чтобы, при необходимости, оперативно решать проблемы, возникающие на этапе наладки и взаимодействия.

Повышение эффективности и рост эконмических показателей – закономерный итог нашей совместной деятельности!

MassStaff – ваш надёжный партнёр!

MassStaff постоянно изучает ожидания компаний, стремящихся улучшить деятельность за счёт внедрения актуальных методов управления персоналом. Наши решения основаны на глубоком анализе рынка труда и перспективных трендов в области организации плодотворного сотрудничества работодателей и специалистов, учитывающего взаимные интересы сторон.